Konkurrenzfähig ist, wer effektiv arbeitet! Insbesondere schlanke Prozesse in Unternehmen erhöhen die Effektivität von Arbeitsabläufen, wobei Information dabei eine wesentliche Rolle spielt. Wichtig ist einfach, dass jedes Mitglied eines Arbeitsteams alle für seine Arbeit relevanten Informationen - etwa in Bezug auf Neuerungen im Prozess oder auf anstehende Termine - möglichst zeitig erhält. Die Intranet Sofware Microsoft Sharepoint ist dafür ein ideales Instrument mit vielen nützlichen Funktionen, die auch Zugriff durch autorisierte Mitarbeiter außerhalb der Unternehmensräume ermöglichen. Das bedeutet eine optimale Einbindung von Außendienstleistern und Agenturen, die an Unternehmensprozessen beteiligt sind. Ausserdem bietet sich ein Intranet Hosting an.

Ihr Team-Besprechungsraum im Web
Microsoft Office Sharepoint Server 2007 ist eine webbasierte Plattform für Ihre Arbeitsteams. Das bietet Ihren Mitarbeitern zum einen den Vorteil, dass die Plattform mit Hilfe des Browsers, also eines zumeist weithin bekannten Programms, erreichbar ist. Zum anderen spielt der aktuelle Aufenthaltsort der jeweiligen Mitarbeiter nur eine geringe Rolle. Wo immer ein Internetanschluss vorhanden ist, kann sich der Mitarbeiter über für ihn relevante Termine informieren, wird auf den neusten Stand gebracht, was aktuelle Aufgaben im Team oder Kundenkontakte angeht. Dabei wird gewährleistet, dass nur die von Ihnen autorisierten Teammitglieder Zugriff auf die Informationen haben. Sicherheit ist da oberstes Gebot. Gleichzeitig kann der Zugriff reglementiert werden, sodass nicht jeder automatisch die gleichen Rechte erhält und jeder nur die Daten sehen kann, die er sehen darf. Administratoren können dem Nutzer beispielsweise einen Lese- und Schreibzugriff oder aber einen reinen Lesezugriff gewähren. Mit Letzterem kann sich das Teammitglied Informationen auf der Team-Plattform ansehen, darf jedoch nicht eigene Informationen publizieren.

Optimierung der Zusammenarbeit
Gehen wir einmal ins Detail der Zusammenarbeit von Arbeitsgruppen und schauen, wie hilfreich der Microsoft Office Sharepoint Server 2007 dabei ist. Auf weiteren Seiten dieses Portals sind ausserdem Informationen zum Intranet Hosting zu finden.

Termine
Jedes Teammitglied mit Lese- und Schreibzugriff auf das Teamportal kann den übersichtlich angeordneten Informationen im Portal neue hinzufügen, so beispielsweise neue wichtige Termine für die Gesamtgruppe. Microsoft Office SharePoint ist dabei sehr benutzerfreundlich und stellt für die Eingabe von Information passende Eingabemasken bereit.

Umfragen
Sie möchten wissen, wer bei der Organisation des Tags der Offenen Tür in Ihrem Unternehmen helfen kann? Oder wer mit auf die Messe möchte? Starten Sie mit Microsoft Office Sharepoint Intranet Software eine Umfrage und definieren Sie die Punkte, die bei der Umfrage angeklickt werden können. Die Ergebnisse lassen sich grafisch anschaulich darstellen.

Diskussionen
Sie können auf Ihrem Teamportal schriftliche Diskussionen einleiten, um teamrelevante Entscheidungen zu treffen: Lassen Sie das Arbeitsteam etwa darüber reden, welche Neuanschaffungen fürs Büro sinnvoll sind. Welche Foto-Dienstleister die besten und preisgünstigsten Lösungen für die Bebilderung der Unternehmensbroschüre anbieten. Wie man aktuelle Prozesse optimieren könnte. Die Diskussion läuft schriftlich und zeitversetzt, das bedeutet, jedes Teammitglied kann etwas dazu beitragen, sobald es seine Arbeit zulässt. Und der Initiator der Diskussion muss nicht dafür sorgen, irgendwann einmal alle, die mitdiskutieren sollen, irgendwie zusammen zu bringen.

Dokumente
Für alle oder zumindest mehrere Teammitglieder wichtige Dokumente, etwa neue Reisekostenabrechnungen oder neue Unternehmensbroschüren, die den Außendienst-Mitarbeitern als PDF zur Verfügung gestellt werden sollen, können mit dem Microsoft Office Sharepoint Intranet Software allen auf einfachste Weise in Listen und Bibliotheken zugänglich gemacht werden. Die Bibliotheken werden dabei durch das Team nach eigenen Vorstellungen strukturiert.

Benachrichtigungen
Jedes Teammitglied kann sich benachrichtigen lassen, sobald etwa neue Informationen in die für das Mitglied wichtigen Listen oder Bibliotheken mit Dokumenten eingespeist werden.

Abgleich mit Programmen wie Excel und Outlook
Die Kommunikation zwischen Programmen wie Excel und Outlook und dem Teamportal ist perfekt organisiert. So können Outlook-Dateien mit Kundendaten ganz einfach in das Portal exportiert werden; umgekehrt können Adress- und Maillisten vom Microsoft Office Sharepoint Server 2007 ins Outlook-Mailprogramm importiert werden, um dem jeweiligen Teammitglied auch als individuelle Information zur Verfügung zu stehen. Gleiches gilt für Excellisten, die durch eine einfach zu bedienende Exportfunktion als Sharepoint-Listen ins Portal übertragen werden können. 

Ein kleines Fazit
Eine reibungslose unternehmensinterne Kommunikation gehört heute zu den Merkmalen eines Unternehmens, die für entscheidende Wettbewerbsvorteile sorgen können. Microsoft Office Sharepoint bringt Sie auf dem Weg zu solch einer reibungslosen Kommunikation einen großen Schritt voran. Am bequemsten und einfachsten als Intranet Hosting Lösung von shareport.ch.

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