Absprachen werden allen bekannt
Nehmen wir einfach an, in Ihrem Unternehmen arbeitet ein ganzes Team an einem Projekt für einen Kunden; beim Kunden wiederum sind ebenfalls mehrere Personen daran beteiligt, das Projekt mit Ihnen abzuwickeln: Mangelnde Koordination kann das Projekt dann ganz schnell verzögern, wenn neue Kundenwünsche beispielsweise nur an eins Ihrer Teammitglieder herangetragen wurden, die Weitergabe an alle Teammitglieder jedoch etwa durch menschliches Versäumnis verhindert wurde. Eine zentrale Extranet Plattform als Kommunkations Software wie der Microsoft Office Sharepoint Server 2007, auf die alle relevanten MitarbeiterInnen auf Kundenseite und aus Ihrem Projektteam Zugriff haben, verhindert solche Probleme oftmals schnell und effizient. Ein Eintrag auf der Teamplattform reicht aus, um den Kundenwunsch allen Teammitgliedern zugänglich zu machen. Nutzen die Mitglieder zudem die Benachrichtigungsfunktion, so erfahren sie schnellstmöglich via Mail von den geänderten Kundenwünschen, können sich diese im Portal ansehen und können sie berücksichtigen. Die Gefahr nicht verwertbarer Arbeit wird dadurch minimiert.

Sharepoint Extranet Hosting: Von (fast) überall aus erreichbar
Da der gesamte Sharepoint - auf einem hosted Server gespeichert - allen autorisierten Teammitgliedern Ihres Unternehmens und allen autorisierten Kundenmitarbeitern via Internet zur Verfügung steht, ist für alle Beteiligten mittels Internet Kommunikation Software ein Zugriff auf aktuelle Projektinformationen unabhängig vom Standort möglich: ob sich die Person nun auf Geschäftsreise befindet, im Homeoffice arbeitet oder das Wochenende genießt, aber auf einen abendlichen Blick auf den aktuellen Stand des Projekts nicht verzichten möchte oder kann. Alles, was benötigt wird, ist ein Internetanschluss.

Kontaktdaten
Der Austausch von Kontaktdaten für die Internet Kommunikation zwischen dem Kunden und Ihrem Unternehmen außerhalb des Microsoft Office Sharepoints ist extrem einfach: Hat der Kunde beispielsweise die Kontaktdaten seines Teams als Exceldatei gespeichert, so kann er diese Tabelle ins Sharepoint-Portal Extranet exportieren, wo aus ihr eine allen zugängliche Sharepointliste wird. Diese wiederum kann aus der Sharepoint Kommunikation Software heraus ins Mailprogramm Outlook exportiert werden; die jeweiligen Kontaktdaten stehen dann jedem Teammitglied nicht allein im Microsoft Office Sharepoint zur Verfügung, sondern auch individuell im Outlook-Mailprogramm.

Effektiv Entscheidungen diskutieren
Nehmen wir nun an, Sie leiten eine große Werbeagentur und arbeiten für einen mindestens ebenso großen Kunden. Ihr Projektteam hat erste Entwürfe für eine Unternehmensbroschüre des Kunden fertig gestellt. Sie kann nun in eine der Bibliotheken des Sharepoints kopiert werden und steht damit für die autorisierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Kundenunternehmen zur Ansicht bereit. Die Struktur der Bibliothek kann anhand eigener Anforderungen frei gewählt werden. Bei Bedarf werden die jeweiligen Versionen der Unternehmensbroschüre alle gespeichert, sodass ein Zugriff auf sie alle möglich wird. Etwaige Änderungen an den Versionen können in der Sharepoint Extranet Kommunikation Software mit dem Kunden schriftlich und auch zeitversetzt diskutiert werden, die Ergebnisse sind wiederum sofort allen Beteiligten für die Internet Kommunikation zugänglich.

Gleiches Recht für alle?
Vergeben Sie unterschiedliche Rechte an die verschiedenen Mitglieder Ihres Teams und an die MitarbeiterInnen auf Kundenseite. Wer an Entscheidungen nicht beteiligt ist, nur Arbeiten ausführt, bekommt dann alleinigen Lesezugriff auf das Teamportal. So kann er sich auf dem neuesten Stand halten, wenn es um Informationen zum aktuellen Projekt geht. Eigene Beiträge kann er jedoch nicht verfassen.

Die Kommunikations Software Microsoft Sharepoint - optimale Internet Kommunikation mit Ihren Kunden.